СТАТИИ
Имате успешен бизнес, във фирмата ви вече не са само 2-3 души както в началото. Доволни сте от развитието на нещата, но забелязвате, че ентусиазмът на хората, като че ли се е изпарил. Изкушени сте или да си заровите главата в пясъка, правейки се, че не забелязвате, или да се отдадете на негодуванието. Все пак осигурявате на тези неблагодарници хляб, а те само чакат да стане 17:30, за да си тръгнат. И в двата случая няма да спечелите нищо, защото проблемът с липсата на мотивация е реален. Той няма да се разреши нито ако се правите, че не съществува, нито ако се възмущавате. За това по-добре спокойно обмислете как можете да промените онова, което зависи от вас. Запознайте се със седем съвета, които ще ви помогнат.
Дефинирайте ясно очакванията си. Когато назначавате човек, обяснете му ясно общите изисквания за длъжността и конкретните си очаквания от него. Синтезирайте изискванията си първоначално устно, а впоследствие и писмено, като отделите време да съставите реална длъжностна характеристика или в краен случай адаптирате примерната, която сте изтеглили от интернет. Вие сте убеден, че новопостъпилият е наясно със задълженията си, но това съвсем не е сигурно. Той вероятно знае най-основните, но няма как да се досети за всичко, което имате предвид. Например ако очаквате, че служителят ще свърши току-що изникналата задача, не забравяйте, че не всеки има инициативността и куража да „попълва дупки“. Кажете му ясно какво влиза и какво не в задълженията му. В противен случай е неуместно да го критикувате, че не е свършил онова, което очаквате.
Давайте обратна връзка на служителите си. За съжаление в повечето случаи работодателите изразяват недоволството си, но подминават с безразличие добрата работа. Шири се убеждението, че на служителите им се плаща, за да изпълняват задълженията си и похвали не им се полагат. Не забравяйте, че освен зле и добре свършена работа има и редица нюанси по средата. По-инициативните могат да проявят фантазия и да оптимизират работния процес или да внесат друго дребно подобрение. Те очакват обратна връзка, искат да знаят вашето мнение. Ако вие не го изразите, това може да е твърде обезкуражаващо и дори да парира всяка инициатива.
Направете екипа си част от каузата на вашия бизнес. Ако успеете, бъдете сигурни, че работещите за вас няма да останат само „чиновници“. Интересувайте се искрено от мнението на хората и те ще се почувстват ангажирани. Когато не само изслушвате предложенията им, но и ги насърчавате да ги споделят, те ще са съпричастни с проблемите на фирмата. Ако вие демонстрирате незаинтересованост от мнението на вашите служители за бизнеса ви, как очаквате те да са заинтересовани от вашия успех? И не се притеснявайте – ясно е, че не можете да вземете предвид всички идеи, но дори само фактът, че се интересувате и реализирате някои от тях, ще окуражи служителите ви. Те ще се превърнат в хора, на които „им пука“, ще бъдат емоционално ангажирани.
Осигурете възможност за развитие на вашите служители. Ако възразите, че във вашата фирма няма място за кариерна стълбица, че това понятие е отживелица и пр., може би сте прави. Но замислете се – кой добросъвестен човек не изпитва необходимост да израства и да се развива? Дори и при най-рутинната работа човек има нужда да усеща, че днес е по-добър от вчера и че това е видимо както за шефа, така и за другите колеги. Вие притежавате ресурса и носите отговорността да го осъществите на практика. От една страна можете постепенно да увеличите задълженията и отговорностите му, да му гласувате все повече доверие. От друга страна, обаче трябва да коригирате и длъжността му чисто документално. Няма да е добра идея да натоварите с огромна отговорност някого и той все още да се води на длъжност „асистент“. Във ваш интерес е длъжностите на вашите служители да отразяват реално работата им. Така те ще чувстват, че играта е честна.
Критикувайте градивно. Служителите ви правят грешки. Жалко, че не успявате да назначите съвършени и безгрешни хора… При създалата се ситуация, естествено трябва да отбележите грешката, да направите забележка, да наложите наказание ако се налага, глоба и пр. Първо овладейте емоциите си и хладнокръвно преценете ситуацията. Най-вероятно колкото и да е неприятна издънката, едва ли е нещо непоправимо. Не си позволявайте да изливате гнева си върху хората. Запомнете, че от „натриването на носа“ на виновните няма никаква полза. Когато имате основание, вие имате право да критикувате зле свършена работа, но нямате право да унижавате личността на служителя. Чак когато се успокоите, говорете открито за проблема. Най-същественото е да посочите решението, изхода от ситуацията. Точно това ви отличава от вашите служители. Защото всички правим грешки (включително и вие), но истинският лидер притежава капацитета да предложи изхода от трудната ситуация, да поправи нещата. Това ще ви открои като истински шеф и ще ви спечели уважение в дългосрочен план.
Стимулирайте служителите си материално по различни начини. Всеизвестно е, че добрите работници не работят само за пари. Но нека да си го кажем направо – ако не е само, то все пак е за пари. Ако сте доволни от някого, ако той е доказал, че се справя и е съвестен – увеличете му заплатата. Не разсъждавайте, че усърдната работа е задължение, понеже ако не си даваше „много зор“ едва ли бихте му намалили заплатата. Не е необходимо да я увеличите изведнъж с 50%, добре биха били 5 или 10%. Важното е човекът да усети, че усилията му се оценяват. Увеличавайте заплатите периодично, по малко и според възможностите си. Това би било по-добре отколкото да не ги пипнете 2-3 години и изведнъж да скочат. Резките движения във финансовата ви политика създават усещането за несигурност, инфантилност, емоционална нестабилност. Постепенното увеличение създава усещането за комфорт и стабилност. Ако можете да си го позволите, изплащайте еднократни възнаграждения, бонуси и награди, организирайте фирмени партита и пътувания. Всичко това ще накара служителите ви да се почувстват оценени.
Стимулирайте екипа си НЕматериално по различни начини. Доброто ви отношение към служителите има за тях не по-малко значение от заплатата им. Работили ли сте някога като наемен работник? Ако сте – спомнете си какво огромно и определящо значение имаше отношението на шефа ви към вас. Не демонстрирайте превъзходство и власт – всеки знае, че сте шеф. Няма полза да показвате мускули по всевъзможни начини, няма полза да изисквате безпрекословно подчинение. Робовладелският строй отдавна отмина. Някой беше казал, че хората правят нещата или от зор, или за кеф. Ако вашите служители работят за кеф, ако идват с удоволствие на работа, то и резултатите за вас ще са повече от добри. Запомнете, че когато напрежението във вашия бранш е високо, а сферата ви – трудна и неблагодарна, трябва вие да помагате емоционално на своите служители в носенето на товара. Не се крийте в труден момент (понеже плащате на някой, за да върши мръсната работа), не се правете, че не забелязвате породилите се интриги с оправданието, че това не ви засяга. Всичко ви засяга, понеже бизнесът е ваш. Отворете широко очите и ушите си, ума и сърцето си. Пресечете с един удар всяка интрига и злословене в зародиш. Вие сте шефът, но не за да крещите и да обиждате (никога не си го позволявайте!), а за да сте стълб, да сте стабилен и силен. Спечелете си искрено уважение. Това е по-трудно, но пък дава дългосрочни резултати.
Преди години, по времето на световната икономическа криза, се заговори за отложените и забавените плащания между фирмите. Вниманието на финансови анализатори и представители на бизнеса се фокусира върху този въпрос, въпреки че практиката не е нещо ново. Какво всъщност означават понятията? Как се отразяват тези принципи на работа на бизнеса? Дали са полезни, вредни или… опасни? Дали са временно явление или трайна тенденция? Ако работата в условията на отложено плащане е неизбежна, то можем ли да съзрем възможност и да извлечем полза от това? Отговори на тези въпроси можете да намерите в следващите редове.
Какво представлява отложено и какво – забавено плащане
Идеята да платим веднага щом си купим нещо е съвсем естествена. Свикнали сме да минем през касата в магазина. Така е и според чл. 200 от Закона за задълженията и договорите: „Плащането трябва да стане едновременно с предаването на вещта“. Но в действителност съществува и друг сценарий. Поради ред причини в бизнес взаимоотношенията между фирмите е утвърдена практиката доставчикът на стоки или услуги да договори с клиента си така нареченото „отложено плащане“. Това означава, че за извършеното днес ще му бъде заплатено след определен период от време. В повечето случаи се фиксира точен срок (например 30 дни). На пръв поглед това е възможност и за двете страни – доставчикът реализира оборот, а клиентът разполага с време, за да набави средствата. Говорим за забавено плащане, когато то постъпи след изтичането на договорения срок. Ефектът от него е негативен, дори и когато просрочието е сравнително малко. Неприятното отражение върху бизнеса идва от нарушения баланс на финансите. Какво ли би станало, ако този начин на разплащане беше приложим и за физическите лица, за всички нас?
Съвсем хипотетично – нямам достатъчно пари, но ще взема такси. Защо ли? Ще пътувам удобно и ще стигна бързо до офиса си. А въпросът за парите? Оставям го настрана за сега. По-същественото е, че ще спестя време, за да поработя повече днес. Утре ще ми платят и вдругиден ще се издължа на таксито си от днес. Чудесен план, нали? Дали ще го реализирам? Не мисля. По понятни причини никой таксиметров шофьор не би се съгласил с тези условия.
Друга хипотеза – още не съм взела заплата, но хладилникът ми е празен. Имам, обаче, решение. Отивам на пазар и ще платя после, когато имам пари. Все пак съм клиент, при това лоялен. Служителите от магазина ще ме изчакат, длъжни са. Иначе ще отида при конкуренцията. Дали е реалистично да се случи? Едва ли.
И докато горните примери звучат абсурдно, за огромната част от бизнеса подобни практики са нормални.
Подводните камъни на отложеното плащане
Да се върнем при нашия шофьор на такси. Отново хипотетично – какво би станало ако той все пак се съгласи да му платя утре услугата от вчера? Преди да е получил парите, той трябва да зареди гориво, да покрие и други разходи по автомобила си и т.н. Той вече е извършил услугата, но не само че не е усвоил печалбата от нея, но дори не е покрил и разходите си. Нуждае се спешно от финансиране. Взима кредит под някаква форма – глътката въздух, необходима, за да продължи дейността си. В същото време аз (в случая – негов клиент) съм много доволна от неговия начин на работа и го препоръчвам на приятели и познати. Внезапно таксиметровият шофьор се сдобива с много клиенти и те всички желаят да ползват отложеното плащане. Оборотът му скача, колата му е постоянно заета, но се появява проблем – той работи, но няма пари да покрие разходите си, а печалбата му е само „на хартия“. Той няма избор и се налага да вземе нов кредит, но на този етап му е трудно да пресметне какъв размер ще му свърши работа. Защото увеличеният оборот означава и повишени разходи. Ако съзнателно свие дейността си, за да увеличи ликвидността, то ще се озове под безпощадните удари на конкуренцията. По всичко изглежда, че е попаднал в капан.
Проблем имам и аз (клиент в случая). Имам доброто намерение вдругиден да си платя таксито от вчера, но внезапно оставам без работа. Не мога да се разплатя вдругиден, но се надявам да го направя до няколко дни. Минава седмица, после две, но аз все така не мога да покрия дълга си. От коректен клиент съм се превърнала в проблемен длъжник. Опитвам се да предоговоря падежа на задължението си и на първо време успявам. Скоро си намирам работа, но чак следващия месец ще си получа заплатата. Отново няма как да изплатя всичко дължимо и – о, ужас – отново не мога да спазя срока! Всичко това е съпътствано от куп неприятности, стига се и до съдебен спор…
За щастие примерът е хипотетичен. Но за бизнеса това е едновременно сериозен проблем и обикновено ежедневие. Работата в такива условия се усложнява значително, като налага все по-тежко административно и финансово бреме на фирмите. Необходим е сериозен ресурс, за да се следи и води отчетност за сроковете – веднъж договорени, след това предоговорени, казуси с управлението на дълговете, комуникация с колекторски фирми, адвокати и пр. Възможността за разсрочено плащане се е превърнала в лост за конкуренция и в средство за изнудване. Стига се до там, че се договарят срокове за плащане с ясното съзнание, че няма да бъдат спазени. Нещо повече – никой не се учудва, че повечето договорени отложени плащания преминават в забавени. Дори много фирми, започнали дейността си с минимален капитал, на практика са кредитирани от своите доставчици. Те са се стабилизирали и позиционирали като успешни в своята ниша именно… чрез чужди средства. Цели сектори на икономиката работят от десетилетия по този начин.
Ако имате бизнес и ви се налага да се приспособите към тези условия, най-добре ще е за вас да извлечете полза от тях.
Какво е решението на проблема когато сте доставчик (кредитор)
- Отнасяйте се сериозно към дължината на срока за отложено плащане. По време на преговори обикновено обмисляте сделката от различни ъгли. Вие сте доставчикът и сте толкова щастлив, че сте привлякъл такъв голям клиент. Усилията ви са насочени към успешно финализиране на преговорите (едва ли не на всяка цена). Често ви предлагат прекалено дълъг срок за плащане. Може би отдавна се опитвате да спечелите този клиент и в момента набързо пресмятате възвращаемостта на средствата си. И ви се струва, че си заслужава да финализирате преговорите. Но! Не приемайте с лекота всякакви условия само, за да осъществите сделката. Помнете, че когато става дума за пари, всеки един ден е от значение. Борете се за всеки един ден. Вие сте равноправен партньор в преговорите и няма защо да се срамувате от факта, че браните интересите си. Напротив – това ще ви представи като сериозен и надежден партньор.
- Следете стриктно спазването на срока на отложеното плащане. Когато имате голям оборот е лесно да пропуснете датите. Имате толкова много работа и различни проблеми, а такова педантично следене изисква ресурс от време и програмно осигуряване. Но ако не обърнете достатъчно внимание, рискувате отложените ви плащания да се превърнат неусетно в забавени, а дори и в несъбираеми вземания. Ако е необходимо наемете служител, който да отговаря за следенето на сроковете, закупете специализиран софтуер и т.н.
- Разработете няколко стъпки за комуникация с клиентите по въпроса за плащанията. Обмислете добре според бранша, в който работите как е най-подходящо да подсещате клиентите си. Можете да изпращате имейли, да се обаждате по телефона или да организирате срещи, за да обсъдите възможността за приемлив изход от ситуацията със забавени плащания. Добре би било писмено да фиксирате вътрешни правила за действия при такива случаи – стъпка по стъпка. По този начин ще си спестите време и ще успеете са реагирате светкавично и адекватно.
- Освен срок на отложеното плащане договорете и лимит на задължението. Важно е да го направите, защото не е все едно дали изчаквате 60 дни за да получите 10 000 лв. или 50 000 лв. При всички положения вие, доставчикът, работейки в тези условия сте кредитор. Това означава, че ваши оборотни средства са задържани при клиента ви и съвсем не е без значение в какъв размер са те. Например можете спокойно да предложите да ви платят отложено след 60 дни в случай, че ви дължат до 10 000 лв. Ако доставките ви са за по-големи суми договорете да ви платят в по-къси срокове – след 45 или 30 дни. Помнете, че проявите на щедрост са излишни, когато става въпрос за вашите собствени оборотни средства и бизнес.
- Отстоявайте договорените условия, като защитавате собствените си интереси. Може да се случи да имате перфектен клиент, с който сте си стиснали ръцете и сте приели взаимно изгодни условия. Свършили сте добре работата, всичко върви по план, но срокът за плащане минава без нищо да се случи. Задължението от отложено се превръща в забавено. Вие следвате стъпките, които сте си определили в такива случаи – телефонни разговори, имейли с любезен тон, имейли с настоятелен тон, провеждате срещи и т.н. Клиентът ви запазва добрия тон и ви обещава в най-скоро време да се издължи, но нищо не се случва. Скоро си давате сметка, че той отлага максимално и дори само от този факт печели време, а вие, естествено, губите. Не бъдете безучастни и не отлагайте повече, а предприемете необходимите по-строги действия (например се обърнете към съда). Не се заблуждавайте, че си струва да изчаквате неопределено дълго време такъв в името на добрите бизнес отношения. Щом ви е излъгал един път, можете да очаквате същото пак и в крайна сметка ще ви донесе само загуби. Вие трябва да се защитите. Реагирайте. Бързо и решително, без колебания.
В бизнеса всички сме свързани по един или друг начин. Едновременно и клиенти и доставчици. Наложилите се в световен мащаб практики за отложено (забавено) плащане поставят в опасни и рискови условия всички. Да намерите разумен подход за действие, когато сте клиент, също е сериозно предизвикателство. Но успеете ли, то значи сте развили умението да балансирате и успешно да продължите развитието на бизнеса си.
Как да се справите с проблема, когато сте клиент (длъжник)
- Поставяйте си реалистични цели. Възможността да не платите веднага на доставчика изкушава. Можете да развихрите въображението си и със замах да грабнете твърде голяма лъжица за вашата уста. Преценете много внимателно, какъв оборот очаквате и кога ще можете да платите доставката, за да договорите реалистичен срок за плащане. Мислете за този срок като за нещо сериозно, а възможността да закъснеете – немислима. Бъдете винаги подготвени за лошия сценарий и си подсигурете буфер. Така ще можете да посрещнете без затруднения сътресенията.
- Играйте честно и не бъдете тарикат. Не се възползвайте от отложеното плащане недобронамерено и не работете на гърба на доставчиците си. Да задържате парите, които дължите съзнателно и да ги ползвате като свои оборотни средства, не е само морален проблем. Този тарикатлък е лесно разпознаваем и нанася непоправими щети на имиджа ви в дългосрочен план. Не мислете, че другите са по-глупави от вас. Когато става въпрос за пари и интереси, всеки е особено бдителен. Никой не обича да работят на негов гръб. Ако имате навика да вдигате оборота си посредством забавени плащания към доставчици, бъдете сигурни че това е просто един от пътищата към провала. Бъдете разумни и не го допускайте.
- Бъдете коректни и дръжте на думата си. Независимо как се променят условията и микроклимата за бизнеса, винаги и навсякъде по света се цени коректния партньор. Работете за името си, изградете си имидж. Можете да го постигнете като държите на думата си и спазвате сроковете за плащане. Ако предвиждате, че има опасност да закъснеете, вземете мерки навреме, за да осигурите средствата. Не разсъждавайте, че ден-два не са голяма работа, а бъдете педантични дори и това да означава да вземете средства назаем. По този начин ще си осигурите дългосрочното уважение на доставчиците. Нещо повече – ако някога настъпи момент, в който по обективни причини не можете да платите навреме, те ще проявят толерантност към вас. Ще си осигурите разбирането им, защото по правило не закъснявате.
- Направете комуникацията и яснотата свой принцип. В случай, че сте пресметнали реалистично възможностите си, добросъвестно сте обещали срок за плащане, направили сте всичко възможно да подсигурите средства, но въпреки това имате проблеми – не се паникьосвайте. Не се крийте и не си заравяйте главата в пясъка. Потърсете своя доставчик преди настъпването на падежа. Самият факт, че го търсите предварително е доказателство за отговорното ви отношение. Обяснете му, че сте в затруднение и му предложете възможен изход от ситуацията. Изразете готовност да обсъдите заедно с него дали предложеното от вас го удовлетворява. Не забравяйте да се извините за създаденото неудобство. Всичко това ще бъде знак на добра воля за вашия кредитор и ще го успокои. Почти сигурно е, че той ще бъде склонен да ви даде отсрочка.
- Не забравяйте малките, незадължителни жестове. За всеки доставчик в условията на отложено плащане има огромно значение кога ще си получи средствата. Ако вие, като клиент можете не само да спазите договорения падеж, но и да платите 2 – 3 дни по-рано, то със сигурност това няма да остане незабелязано. Дори да не получите коментар от доставчика си, помнете, че това е своеобразна инвестиция. В случай, че след време сте в затруднение, този доставчик ще си спомни за вашия жест и ще бъде по-благосклонен да изчака плащането си. Помислите – вие сте клиент, а повечето обикновено се оплакват. Вие бъдете различен. След всяка доставка благодарете, похвалете стоката или услугата – това със сигурност ще ви открои. В колкото и груба сфера да работите, можете да намерите подходящия тон за добрата дума, която обикновено е в дефицит.
Отложеното (и забавеното) плащане е сериозен икономически въпрос, който изправя целия бизнес пред дилемата за собственото му оцеляване. И точно както в природата, оцеляват най-приспособените. Именно способността ви да се приспособите към тези условия, е мерило за жизнеспособността на бизнеса ви. Но вие имате възможност не само да оцелеете, но и да извлечете полза именно от тези недотам нормални условия. Възможно е и трябва да го направите.